Nieuws
CLAFIS STAPT BINNEN EEN WEEK OVER OP DIGITAAL SAMENWERKEN
‘Never waste a good crisis’, Winston Churchill zei het al. Een crisissituatie kan veranderingen bewerkstelligen die anders jaren zouden kosten. De snelheid waarmee CLAFIS overstapte op een nieuwe manier van werken bewijst dit. ICT-specialist Paul Goedhart en Sierd van Westen (Eigenaar Bouwsteen Structuur) vertellen erover.
Sierd: ‘We waren bij CLAFIS al bezig om ons ICT-landschap te vernieuwen. We werkten met Microsoft365 en vorig jaar hebben we allerlei nieuwe applicaties geïntroduceerd. Dit jaar hadden we als doel om Microsoft Teams verder uit te rollen. Onder meer om verbindend en delend samenwerken te activeren. Het idee was om collega’s de komende maanden hierin stap voor stap mee te nemen. Door de coronacrisis kwamen we echter in een enorme versnelling terecht.’
Versnelde invoering Teams
Al in de weken voordat Rutte de ‘intelligente lockdown’ afkondigde, werkten onze ICT-collega’s aan een versnelde invoering van Teams. Paul: ‘We wilden alles gereed hebben mochten we in een situatie belanden waarin we massaal vanuit huis moesten werken. We hebben er bijvoorbeeld voor gezorgd dat iedereen over de juiste hardware beschikte om thuis te kunnen werken. Een grote uitdaging was om iedereen z’n weg te laten vinden in een nieuwe omgeving. Ook de mensen die van nature minder op hebben met software.’
‘De snelheid waarmee CLAFIS overstapt op een nieuwe manier van werken bewijst dit’
Kennisbank op BERT
Het nieuwe intranet, BERT, speelde hierin een cruciale rol. Paul: ‘Met de afdeling Marketing en Communicatie hebben we op BERT een kennisbank aangelegd over het gebruik van Microsoft365 en Teams in het bijzonder. Hoe start je een videogesprek op, hoe werk je samen in documenten, hoe kun je onderling chatten? Met korte GIF-animaties bieden we snel antwoord en iedereen kan hiermee de mogelijkheden van Microsoft Teams verkennen. Mede hierdoor zijn we in no time overgestapt: binnen een paar dagen vond iedereen z’n weg in Teams.’ Hoe dat zonder crisis was gegaan? Sierd: ‘Dan hadden we er ongetwijfeld veel langer over gedaan. Nu was er geen tijd meer voor koudwatervrees, iedereen moest het diepe in. Niet alleen collega’s, klanten net zo goed. En omdat we ons uitstekend hadden voorbereid zag je dat iedereen zich deze nieuwe manier werken snel eigen maakte én meteen de voordelen ondervond.’
‘In nog geen vier weken tijd zijn er 1.500 één-op-één videogesprekken gevoerd’
Razendsnelle adoptie:de cijfers
Hoe snel die adoptie ging, bewijzen de statistieken. Paul: ‘In nog geen vier weken tijd zijn er 1.500 één-op-één videogesprekken gevoerd; vonden er 200 groepsgesprekken plaats en werden er 13.000 chatberichten verstuurd. Bijna 60% van de collega’s maakt onderhand actief gebruik van Teams. Ook leuk: er zijn al 30 klanten die als gastgebruiker staan geregistreerd in Teams. Resultaten waar je onder normale omstandigheden spreekt van een zeer geslaagde introductie.’
Nu we gewend zijn aan digitale meetings, thuiswerken en online samenwerken is het zaak om na te denken hoe we dit in een post-coronatijd voortzetten. Paul: ‘We willen slim en duurzaam werken. Daarom blijven we deze ontwikkeling volop faciliteren en stimuleren.’ Sierd: ‘Ik verwacht dat we na de crisis andere keuzes gaan maken. Niet meer voor elk overleg de auto in, maar sneller een video-overleg plannen bijvoorbeeld. Je houdt meer tijd over, maakt minder autokilometers en werkt efficiënter. Dat hoef je mensen nu niet meer te vertellen, iedereen heeft het zelf kunnen ervaren.’